Le traitement de données est la transformation d’une information brute sans contexte apparent en une entité digitalisée et exploitable. Y avoir recours signifie embrasser la révolution numérique ! Voici une explication complète sur le traitement de données au sein d’une entreprise.

Les différentes tâches de traitement de données

Il existe autant de types de traitement que de données. En outre, le traitement de données peut être utile dans tous les secteurs d’activités. Pour se faire, il se décline en plusieurs missions de saisie différentes.

La saisie de données e-commerce

La plupart des sites e-commerces sont créés à partir d’un CMS open source (Magento, Prestashop, Virtuemart, etc.). Néanmoins, ces sites exigent une intégration manuelle des informations. Ces dernières peuvent être à l’échelle de tout un catalogue ou limitées à une fiche produit spécifique. Une expertise dans la mise en avant des produits (visuels, description, etc.) est souhaitée pour la réussite d’une saisie de données e-commerce.

La saisie de données en ligne

D’une manière générale, ce type de mission de saisie a pour but de collecter les informations sur internet pour effectuer une analyse ultérieure. La saisie de donnée en ligne permet ainsi d’enrichir le contenu d’un site grâce à des mises à jour en fonction de l’actualité qui lui est relative. La base de données résultant de cette mission peut également servir de liste de prospects pour les prestataires de services (web-entrepreneurs, speakers, etc.).

La saisie de données informatique

Cette catégorie est la mission de saisie la plus polyvalente. Elle regroupe la majeure partie des prestations de traitement de données. C’est la mission qui nécessite le plus l’usage d’un logiciel de traitement de données, car elle implique une variété de formats.

Saisie de chèques

Cette mission nécessite une grande rigueur dans l’analyse graphologique des chèques. Toutefois, lorsque les outils de scans et saisie sur image sont manipulés par des professionnels, l’extraction des données clés et le tri des chèques par banque se fait plus rapidement. Cette alternative s’avère être d’une grande praticité pour les prestataires recevant un mode de paiement par chèque.

Saisie de données comptable

Les données de comptabilités les plus courantes sont les factures d’achats et de vente. Cette mission a pour finalité de recenser la totalité des opérations de comptabilité effectuée au sein d’une entreprise en classant les données en fonction des informations tels que :

  • La date de la pièce comptable ;
  • Le numéro de libellé de compte ;
  • Les montants débit/crédit.

Saisie de formulaires et de sondages

Ce type de saisie peut s’effectuer grâce à des outils tels que Google Form ou Hubspot. Toutefois, une maîtrise des bonnes pratiques de ces outils optimise la précision des données collectés. Les formulaires ou les feuilles de sondage assurent une collecte de données préalablement triées pour faciliter les analyses postérieures.

Saisie de coupons

La saisie de coupons se base sur les préférences des utilisateurs et en construit une base de données. En effet, le regroupement des coupons de rabais permet une analyse sur la réussite de cette stratégie marketing.

Les étapes à suivre pour faire un traitement de données

Bien qu’il existe plusieurs types de traitement de données, la procédure à suivre pour leur exécution présente des similitudes.

 La collecte des données brutes

Il faut prendre plusieurs critères en compte pour que la base de données finale soit exploitable.

  • La fiabilité de la source (data lakes, appareils connectés, logiciels de pointages)
  • Le format général des données (type : manuscrit, date, chiffre, lettres)
  • L’utilité finale de la base de données (analyse publicitaire, diagnostic d’utilisation, rebond)

La structuration des données

C’est la phase de pré-traitement, elle permet de mener à bien la mission grâce au rassemblement des données en fonction de leurs natures. Cette phase consiste également à vérifier la pertinence des informations collectées et à déceler les erreurs de doublons.

La numérisation et l’interprétation des données

C’est l’étape qui différencie les missions de saisie. Avec une procédure propre à chaque type de saisie, la numérisation se fait grâce à des outils de traitement de donnés dédiés. A ce stade, la corrélation entre les informations est évidente et la base de données se présente en forme de tableau.

Le stockage dans un gestionnaire électronique de documents

A la fin du traitement, les données digitalisés deviennent accessibles à tous. Un stockage pour une utilisation ultérieure via un GED permet ensuite de contrôler l’accès à la base de données précédemment crée. De plus, les différents logiciels de type GED ont été conçus conformément à la règlementation mise en place par la RGPD. Assurant de la traçabilité, cette alternative dévoile les modifications ou autres utilisations des données cumulés dans le logiciel.

Les enjeux du traitement de données

Le traitement de données est une alternative incontournable pour la digitalisation d’une entreprise. Cette initiative peut servir de base pour l’élaboration ou le développement d’un projet.

Assure la dématérialisation des inventaires

Digitaliser les différentes informations au sein d’une entreprise apporte des bénéfices financiers, productifs et sécuritaire. La numérisation des données sensibles permet ainsi une meilleure gestion des ressources en les rendant accessibles à n’importe quel moment sur différents plateformes technologiques (ordinateurs, smartphones, etc.).

Optimise le développement de l’entreprise

Que ce soit des données internes ou externes à l’entreprise, lorsqu’elles sont précises et complètes, elles sont des facteurs majeurs de croissance. D’une part, avoir une vue générale sur les préférences clients permet d’élaborer une stratégie marketing valorisée. D’autre part, disposer d’une visibilité sur les données de l’entreprise permet de comprendre les lacunes entravant son évolution.

Facilite la règlementation de l’utilisation des données

La règlementation autour du stockage des données d’utilisateurs mise en place par la RGPD impose une limite sur l’exploitation des données personnelles. En outre, grâce à un tri sélectif des informations, l’entreprise usant des données met en place une barrière infranchissable pour rester dans la conformité.

Pour aller plus loin dans le respect de la vie privée des utilisateurs, l’utilisation de GED pour stocker les données limite l’exploitation malsaine des informations (noms, activités professionnelles, logement, etc.). Pour gérer l’espace de stockage, ce type de logiciel supprime automatiquement les informations qui n’ont pas été mobilisées par l’entreprise sur un délai important.