La réécriture phonétique ou la transcription audio est une solution pour avoir un suivi écrit des réunions. Elle permet aussi de stocker le contenu des briefs ou autres informations partagées oralement lors d’une entrevue. Toutefois, la transcription est une tâche soumise à plusieurs règles établies en fonction du but du traitement. Ce guide vous permet de tout savoir sur la transcription et le métier de transcripteur.

Qu’est-ce que la transcription ?

D’un point de vue général, la transcription consiste à mettre à l’écrit des audios. Elle s’apparente à une dictée phonétique. En effet, avec les bégaiements et les sons intermédiaires comme les onomatopées, la transcription peut être difficile. D’ailleurs, retranscrire des sons en verbatim est la tâche de transcription la plus fastidieuse. Néanmoins, dans certains cas, il est possible de lisser le contenu du fichier final pour obtenir plus de lisibilité. Des numéros de lignes et différents horodatages sont aussi intégrés dans le texte pour faciliter la compréhension de celui-ci.
Actuellement, il existe plusieurs types de transcription. Ceux-ci varient en fonction de la valeur ajoutée qui serait apportée par le texte transcrit.

La transcription intégrale (verbatim)

Pour ce type de transcription, le texte reprend chaque son relevé dans l’enregistrement audio. La chronologie des hésitations et des temps de silences est également notée. La transcription intégrale n’est pas lissée et elle est utilisée pour une analyse du comportement phonétique des interlocuteurs. Elle est aussi utile lorsque les aspects linguistiques sont sujets d’analyses.

La transcription intégrale lissée

Parfaitement définit par son nom, la transcription intégrale lissée est un verbatim rendu lisible. En outre, le texte est transcrit avec un français grammaticalement correct. Le transcripteur corrige aussi les hésitations et les répétitions de mots pour que le contenu soit plus fluide. Ce type de transcription est utilisée dans les mêmes cas que le verbatim, mais pour un rendu plus simple à comprendre.

La transcription reformulée

Dans la mesure où le texte final sert de justificatif ou de compte rendu, la transcription est une transformation. En effet, c’est une tâche de reformulation de ce qui a été dit. Concrètement, les discours sont énoncés à la troisième personne. La transcription audio reformulée est aussi idéale pour une transcription des informations lors d’un procès-verbal.

La transcription synthétisée

Ici, la mission consiste à regrouper les informations pertinentes contenues dans l’enregistrement. Toutefois, cette version de la transcription suit l’ordre chronologique de la réunion et nécessite une grande rigueur à ce sujet. Il faudra ainsi noter la source des informations par rapport au timecode ou déroulement de la réunion à transcrire. En principe, la transcription synthétisée est utilisée pour le contenu et non la langue.

Quels sont les secteurs qui ont besoin de la transcription audio ?

Avec la progression du digital et de la dématérialisation, posséder une version numérique de chaque entrevue est utile pour toutes les entreprises. Les plus fréquentes sont les secteurs l’évènementiel, pédagogique ou juridique. Aussi, les créateurs de contenus vidéographiques sont également en demande de transcription audio. La finalité reste la même, avoir une traçabilité écrite des échanges.

La transcription dans le content marketing

Les agences de communications et PME concernées par l’exploitation de contenu ont recours à la transcription. Les stratégies marketing de ces institutions se basent dans la diffusion de média sur internet. Par conséquent, il coule de sens que la transcription y occupe un rôle important. L’optimisation du site de l’entreprise est aussi un autre avantage de la transcription pour le secteur du marketing de contenu. En effet, cela est possible grâce à la matière apportée par les textes qui transcrivent les fichiers audios ou vidéos.

La transcription audio au service de la pédagogie

Les recherches universitaires ont souvent recours à la transcription audio. En effet, une transcription synthétisée des cours magistrales permet d’argumenter dans une thèse ou un travail de recherche. Notamment en sociologie ou en histoire, deux filières dont l’entretien verbal est fréquent. La transcription permet aux étudiants d’avoir une visibilité sur chaque information énumérée lors des cours enregistrées.

La transcription dans le journalisme

Le métier du journaliste a pour essence de traiter l’information. En outre, c’est le secteur qui a le plus exploité la transcription. Témoignages, interviews et autres prises de paroles sont alors transformés en article de journal. Plusieurs types de transcriptions sont utilisés dans ce secteur, comme la transcription lissée et les reformulations.

La transcription dans le milieu juridique

Les enregistrements d’une enquête, d’un procès ou d’un témoignage sont souvent soumis à la transcription. De cette manière, la cour dispose d’un support contenant toutes les informations reliées à l’enquête traitée. C’est d’ailleurs la transcription des entrevues juridiques qui utilisent le plus les transcriptions intégrales verbatim. Les transcripteurs qui effectuaient ce type de traitement étaient appelés sténographes judiciaires. Aujourd’hui, certaines institutions ont recours à des logiciels de transcription automatique.

La transcription des évènements

Lors des rencontres ou prises de paroles de speakers, la reprise des discours en version textuels est importante. En effet, c’est tout d’abord pour l’archivage, mais cela permet également un suivi sur déroulement de l’évènement. D’ailleurs la version littéraire facilite le sous-titrage si l’évènement était filmé et mis en ligne.

Pourquoi transcrire les enregistrements ?

L’avantage principal de la transcription est l’accessibilité des fichiers textuels. En effet, plusieurs personnes préfèrent la lecture à la visualisation et l’écoute. Ce qui permet de toucher un public plus large du point de vue commercial. C’est aussi une traçabilité écrite des informations qui ont été données et peut servir d’aide-mémoire.

Avantages de la transcription de vidéo

Pouvoir proposer une version écrite d’une vidéo apporte à celle-ci une accessibilité aux personnes malentendantes. De plus, c’est un levier pour un bon positionnement SEA sur les plateformes de vidéos comme YouTube. Ajouté à cela, transcrire une vidéo facilite son sous-titrage, ce qui permet de faire d’une pierre deux coups.

Bénéfices de la transcription de podcasts

En version audio ou vidéo, un podcast peut être transcrit en suivant les règles de la transcription intégrale lissée. C’est tout d’abord une ancre qui simplifie la recherche de votre podcast sur les moteurs de recherches. En effet, vos abonnés pourront facilement localiser votre podcast en recherchant une phrase qui y était citée par exemple.

Avantages de la transcription audio

Décortiquer les informations données par un dictaphone permet une analyse et une synthèse des informations. Grâce à celles-ci, il est plus facile d’établir un contrat entre les deux parties d’une réunion. La transcription audio permet également d’obtenir une version physique des entretiens verbaux par le biais de l’impression. En entreprise, la transcription de l’enregistrement d’un briefing permet à chaque collaborateur d’avoir accès au contenu de celui-ci ultérieurement.

La transcription d’un enregistrement est soumise à plusieurs règles en fonction du type de traitement. Ces directives dépendent également du niveau de précision nécessaire pour le compte rendu écrit. Outre cela, pour une transcription exploitable, il est nécessaire de le faire manuellement ou du moins corriger après une transcription sous IA. Pour minimiser la charge de travail, il existe actuellement plusieurs logiciels dotés de fonctions de réglage. Que ce soit pour ralentir la vitesse de lecture ou pour baliser l’enregistrement, ces outils numériques permettent de transcrire un fichier rapidement. Toutefois, ces logiciels sont souvent coûteux ou obsolètes (pour les versions gratuites).

Qu’est-ce qu’on trouve dans un texte de transcription ?

Pour une transcription littéraire ou linguistique, il existe plusieurs règles de transcription. Les plus connues sont la transcription phonétique (selon l’IPA ou l’alphabet phonétique international) et le système de transcription analytique de conversation. Pour celles-ci le transcripteur effectue soit une transcription intégrale. La seule différence est la présence des détails phonétiques.

Les différentes notes à mettre dans le fichier texte après la transcription

Un texte transcrit contient des horodatations pour respecter le déroulement chronologique de l’enregistrement. Par exemple pour les heures, le transcripteur utilise h, de même pour les minutes traduites en m et les secondes en s. De cette manière, la durée du temps de pause dans l’enregistrement est citée dans le texte. Les noms ou l’anonymat des intervenants sont également cités en fonction de la demande.

Les sauts de lignes dans la transcription

Pour faciliter la lisibilité d’un texte, surtout après une transcription en verbatim, il est important d’aérer le contenu. Pour ce faire, le transcripteur utilise des sauts de lignes qu’il insère pour chaque paragraphe ou changement de locuteur.

Le type de stockage du texte transcrit

La version texte d’une entrevue est stockée dans le gestionnaire électronique de l’entreprise. Pour les entretiens qui contiennent des informations personnelles, le fichier transcrit est soumis à la règlementation de la CNIL. En effet, la transcription audio est également soumise à la RGPD dans le cas d’un échange de données personnelles. Par conséquent, le stockage de ce type de texte doit être sécurisé.

Être transcripteur demande de la patience et une grande rigueur. Les traitements nécessitent non seulement une écoute attentive, mais aussi une grande réactivité. Les étapes de la transcription restent les mêmes : l’importation du fichier vocal sur le logiciel de transcription, l’écoute, la transcription et la correction.