Un archivage efficace permet un gain de temps et d’argent à une entreprise. La gestion des documents administratifs et autres limite les pertes de données et booste la productivité. Toutefois, cette activité est chronophage et onéreuse. Comme solution, les sociétés optent pour l’externalisation de ce type de service.
Pourquoi externaliser le classement de dossier ?
Les archives administratives sont très importantes. Les registres d’une entreprise contiennent des données sensibles sur son fonctionnement. Elles nécessitent donc des mesures de protection spécifique. La préservation des documents est une des tâches administratives qui prend le plus de temps. Pour limiter les pertes de temps et d’argent, les sociétés décident donc d’externaliser cette activité.
Cette solution offre de nombreux avantages en matière de travail d’archivage et de gestion documentaire. Des prestataires externes se chargent de la récupération de l’ensemble des documents et du traitement des archives de votre entreprise. Selon vos indications, ils mettent en place un plan de classement et d’organisation. Ainsi, vous accéderez facilement à toutes vos données.
À l’ère du digital, la numérisation des documents d’archives est une pratique courante. Le professionnel auprès duquel vous avez externalisé vos documents comptables ou autres se charge donc de les numériser. Cette opération permet un meilleur stockage d’archives ainsi que leur préservation. La dématérialisation des supports papier vous fait profiter de documents électroniques plus accessibles.
Les sous-traitants scannent vos dossiers avant de procéder à leur indexation et leur catégorisation. L’archivage électronique peut se faire sur divers supports : clé USB, disque dur, cloud… Et vous pouvez même les consulter via un ordinateur ou un smartphone.
La conservation des documents par un tiers profite aux entreprises. Elles n’ont plus besoin d’espace pour un archivage physique. Des supports électroniques internes sont également inutiles. Cela réduit significativement les dépenses en matière de matériel et de ressources humaines.
Que faut-il retenir sur le classement de dossier ?
La gestion externalisée et le classement des dossiers est une solution administrative courante. Elle libère les entreprises d’une activité ralentissant sa productivité. Des prestataires externes se chargent du classement des documents selon des schémas prédéfinis. Ainsi, les données sont indexées :
- Par ordre alphabétique ;
- Par ordre chronologique ;
- Par thème.
Pour un archivage numérique réussi, les sous-traitants externes mettent en place un système digital accessible. Les archives de l’entreprise-cliente sont dûment classifiées. Un nom de dossier (par exemple « factures ») est donné à chaque catégorie pour faciliter les recherches d’informations. Un classement de données utiles nécessite également des mises à jour constantes. Cette opération vise à permettre aux entreprises de faire un suivi efficace de leurs activités.
Qu’en est-il du GED et de la RGPD ?
Pour une externalisation de classement efficace, la gestion électronique de données (GED) est capitale. Les sous-traitants recourent souvent à un logiciel GED. Il facilite la gestion clients. Cet outil permet notamment la classification automatique des factures et autres pièces. Il assure également leur envoi à des destinataires spécifiques.
Outre le domaine de la comptabilité, la GED est aussi efficace dans le secteur des ressources humaines. Elle améliore les échanges entre les RH et les collaborateurs. Grâce à un outil adéquat, une société peut faire signer électroniquement divers documents (contrats de travail, EP…) avant de les sécuriser. En effet, le logiciel tient lieu de coffre-fort et permet de stocker des données pour un usage ultérieur par l’entreprise.
Pour une gestion des archives optimale, la sécurité est de mise. Avec un logiciel GED, vos prestataires assurent la protection de vos données sensibles. Des copies et des sauvegardes de vos documents sont réalisées pour prévenir toute perte ou tentative de vol. Les sous-traitants sont également tenus de respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Cette loi européenne protège les informations sensibles des sociétés européennes. Diverses pièces (documents administratifs, mails, identifiants, enregistrements…) sont soumises à cette règlementation. Ainsi, toute entité manipulant des données touchant des Européens doivent se conformer au RGPD. C’est notamment le cas des sociétés d’externalisation de classement à l’étranger.
Vous cherchez une société de BPO pour la classification de vos dossiers ? Tournez-vous vers Madagascar et MosaiQ. Nous nous positionnons comme une référence pour l’externalisation de la saisie dans la Grande-Île. Spécialisée dans le traitement de données et l’archivage, elle vous soulage de vos activités chronophages. Confiez sans restriction vos dossiers à une structure réactive, efficace et respectueuse de la loi RGPD.